Všeobecné obchodní podmínky při poskytování služeb společností DM Services s.r.o.
1. Základní ustanovení
1.1. Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále také jen „VOP“) upravují, v souladu s ustanovením § 1751 Občanský zákoník – 89/2012 Sb. v platném znění, smluvní vztahy mezi společností DM SERVICES, s.r.o., IČ 28799747, a subjekty, kterým DM SERVICES, s.r.o. nabízí či poskytuje níže uvedené služby:
1.2. Tvorba a správa databází, zpracování dat, grafické práce, DTP, tisk a personifikace materiálů, kompletace a balení listovních a balíkových zásilek, příprava zásilek k podání, podací a doručovací služby a další činnosti související s přípravou, zpracováním, realizací a vyhodnocováním direct mailingových aktivit a správou věrnostních programů.
1.3. Přehled zkratek a vymezení pojmů:
VOP - Všeobecné obchodní podmínky pro poskytování služeb společnosti DM SERVICES, s.r.o.
Poskytovatel - Společnost DM SERVICES, s.r.o., IČ 28799747
Klient - Zájemce o využití služeb Poskytovatele, objednatel služeb Poskytovatele, či příjemce služeb Poskytovatele.
Subjekt údajů – fyzická či právnická osoba jako adresát zásilky v rámci mailingových aktivit nebo jako účastník věrnostního programu Klienta.
Databáze klienta – Klientův soubor dat týkajících se Subjektů údajů, nezbytných pro zpracování zakázky ve sjednaném rozsahu Poskytovatelem.
Podklady pro tvorbu databáze – Papírové a elektronické podklady Klienta obsahující zdrojové údaje pro tvorbu a zpracování Databáze klienta. Typicky papírové, či elektronické žádosti Subjektů údajů o zařazení do věrnostního programu či o zasílání informačních materiálů, papírové a elektronické přehledy zákazníků a obchodních partnerů Klienta apod.
Podklady pro realizaci zakázky – Jakékoli elektronické, či „papírové“ podklady Klienta, které předává Poskytovateli k realizaci zakázky (typicky: Databáze klienta, Podklady pro tvorbu databáze, grafické soubory, plány a zadání apod.)
Správce dat – Subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování dat, provádí za jím stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování. U služeb Poskytovatele v rámci rozsahu těchto VOP je Správcem dat Klient.
Zpracovatel dat – Subjekt, který jménem správce zpracovává data v rozsahu, kterým jej Správce dat pověřil. U služeb Poskytovatele v rámci rozsahu těchto VOP je Správcem dat Klient a Zpracovatelem dat Poskytovatel.
ÚDP - Úložný datový prostor Poskytovatele, je určený pro zabezpečený přenos dat mezi Klientem a Poskytovatelem. Slouží k bezpečnému přenosu, zpracování a uložení Databází klientů, Podkladů pro tvorbu databází, grafických podkladů a dalších materiálů nezbytných pro realizaci Klientem sjednaných služeb.
2. Zpracování nabídek
2.1. Pokud není v samotné nabídce uvedeno jinak, je platnost nabídky Poskytovatele 14 dní od jejího poskytnutí Klientovi.
2.2. Informace obsažené v nabídce Poskytovatele jsou určeny výhradně pro potřebu daného Klienta, a jsou důvěrného charakteru mj. i ve smyslu § 504 a § 1730 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů.
2.3. Klient není oprávněn bez předchozího souhlasu Poskytovatele předávat či poskytovat nabídku Poskytovatele třetím stranám.
2.4. Důvěrné jsou zejména v nabídce uvedené informace o ceně poskytovaných služeb a informace související s know-how Poskytovatele (např. doporučení Poskytovatele na změnu materiálů a technického provedení zakázky, na způsob a rozsah zpracování dat, resp. marketingová a technická doporučení Poskytovatele na změny v realizaci zakázky odchylující se od původních požadavků Klienta).
2.5. Grafické návrhy a návrhy textů předané Poskytovatelem Klientovi v rámci nabídkového řízení podléhají autorskému zákonu a k jejich využití Klientem je nutný souhlas Poskytovatele.
3. Objednání služeb
3.1. Objednat služby Poskytovatele ze strany Klienta je možné písemně, ústně, či elektronicky.
3.2. V případě, že součástí objednaných služeb je také zpracování osobních údajů, je možné tyto služby objednat pouze písemně či elektronicky s uvedením pokynů pro jejich zpracování.
3.3. Závazné přijetí objednávky k realizaci potvrzuje Poskytovatel Klientovi písemnou, či elektronickou formou, spolu s uvedením odpovědné kontaktní osoby, podmínek realizace a podmínek předání nezbytných podkladů ze strany Klienta.
4. Cena služeb a platební podmínky
4.1. Cena, platební podmínky a rozsah sjednaných služeb zakázky jsou stanoveny smlouvou mezi Klientem a Poskytovatelem, nebo formou platné nabídky či potvrzené objednávky.
4.2. Pokud během realizace zakázky nastanou z důvodů na straně Klienta skutečnosti, které zapříčiní Poskytovateli vícepráce a dodatečné náklady, např. z důvodu nedostatků v Podkladech pro realizaci zakázky, nebo dodatečných změn požadavků či termínů ze strany Klienta, je Poskytovatel oprávněn zohlednit tyto vícepráce a dodatečné náklady v konečné ceně služeb. O těchto vícepracích a dodatečných nákladech je Poskytovatel povinen Klienta předem upozornit.
4.3. V případě, že po předložení nabídky, podpisu smlouvy na zakázku, nebo během realizace zakázky, prokazatelně dojde ze strany poštovních operátorů ke zdražení služeb, které jsou součástí dané zakázky, je Poskytovatel oprávněn toto navýšení promítnout do konečné ceny poskytnutých služeb. O takovém navýšení ceny zakázky je však povinen Klienta neprodleně informovat a ponechat na jeho rozhodnutí, zda zakázku realizovat v původním rozsahu se zvýšením ceny, snížit realizovaný náklad rozesílky tak, aby původní koncová cena byla zachována, nebo realizaci zastavit. V případě zastavení realizace náleží Poskytovateli úhrada za již poskytnutá dílčí plnění, typicky grafické zpracování, tisk či balení.
4.4. Není-li ve smlouvě, nabídce, či potvrzené objednávce výslovně uvedeno jinak, jsou všechny uváděné ceny bez daně z přidané hodnoty.
4.5. Faktury jsou Klientům zasílány přednostně elektronicky na jimi uvedený kontaktní e-mail.
4.6. V případě, že Klient je v prodlení s úhradou plateb Poskytovateli, je Poskytovatel oprávněn pozastavit rozpracovaná plnění. Klientovi v takovém případě nevznikají žádné nároky z titulu pozastavení prací, nebo posunutí termínu dodání.
5. Datové podklady pro realizaci zakázek
5.1. Prioritou společnosti DM SERVICES, s.r.o. jako poskytovatele služeb, je realizace zakázek ve stanovených termínech a kvalitě, při zajištění jejich bezpečného zpracování z pohledu zachování možné důvěrnosti Klientem poskytnutých marketingových informací a zajištění souladu zpracování dat s právními normami vztahujícími se ke správě a zpracování osobních údajů.
5.2. Klient i Poskytovatel v rámci realizace zakázky postupují v součinnosti tak, aby byly oboustranně vytvořeny podmínky pro dodržení sjednaných termínů, dodání rozsahu služeb a zajištění jejich kvality.
5.3. Elektronické podklady pro realizaci zakázek, zejména Databázi klienta a tisková data k použitým materiálům, je Klient povinen předat Poskytovateli formou uložení dat v dohodnutém formátu a kvalitě na zabezpečený ÚDP – Úložný datový prostor Poskytovatele.
5.4. V případě, že Klient poskytne data nezbytná pro realizaci zakázky se zpožděním proti původnímu zadání, resp. termínům uvedeným ve smlouvě, nabídce či objednávce, může být ze strany Poskytovatele toto zpoždění promítnuto do termínu dodání sjednané služby a Klientovi v takovém případě nevznikají žádné nároky z titulu posunutí termínu dodání.
5.5. V případě, že Klientem poskytnutá data vykazují chyby, nebo svojí kvalitou, obsahem či strukturou neodpovídají předchozím dohodám s Poskytovatelem, upozorní Poskytovatel Klienta na tuto skutečnost bez zbytečného prodlení a v součinnosti přijmou potřebné opatření k nápravě stavu. V případě nezbytných víceprací ze strany Poskytovatele, je tento oprávněn je zohlednit po odsouhlasení ze strany Klienta v termínu plnění či ceně za realizaci zakázky. Klientovi v takovém případě nevznikají žádné nároky z titulu posunutí termínu dodání.
5.6. Klient je povinen předat ke zpracování pouze taková data, která nejsou v rozporu se zákony ČR, neporušují práva třetích osob, autorská práva, nebo dobré mravy, a to fakticky, nebo i nevzbuzují důvodnou pochybnost či podezření. Každý Klient za svá tisková data plně odpovídá.
5.7. Poskytovatel neodpovídá za obsah či pravost informací uvedených v materiálech předaných Klientem k tisku, nebo k jinému zpracování v rámci služeb Poskytovatele.
5.8. Pokud se během realizace zakázky ukáže, že tisková data poskytnutá Klientem jsou svojí povahou, či obsahem v rozporu s těmito VOP, je Poskytovatel oprávněn realizaci zakázky pozastavit, žádat od Klienta nápravu stavu a případně i odstoupit jednostranně od realizace takové zakázky, a to na náklady Klienta. Klientovi přitom nevznikají žádné nároky. Přitom není dotčeno právo Poskytovatele uplatnit proti Klientovi požadavek na náhradu vzniklé škody.
6. Ochrana osobních údajů
6.1. Při zpracování Podkladů pro realizaci zakázky Poskytovatelem, dochází často ke zpracovávání osobních údajů Subjektů údajů. Typicky se jedná o jména a adresy příjemců zásilek a údaje nezbytné k personifikaci zásilek ve sjednaném rozsahu, nebo údaje nezbytné pro naplnění sjednaného plánu rozesílky.
6.2. Klient je povinen, v zájmu zajištění bezpečného přesunu a zpracování dat, předat Poskytovateli Podklady nezbytné k realizaci zakázky obsahující osobní údaje výhradně prostřednictvím ÚDP.
6.3. Současně je Klient povinen se přesvědčit, že Poskytovateli v rámci svých Podkladů k realizaci zakázky předává pouze takový rozsah dat povahy osobních údajů, který je pro realizaci sjednaných služeb ze strany Poskytovatele nezbytný. Předaná např. Databáze klienta by neměla obsahovat osobní údaje, které nejsou předmětem zpracování dat ze strany Poskytovatele.
6.4. Pokud by z jakýchkoli důvodů bylo ze strany Klienta nezbytné předat Poskytovateli v rámci Podkladů pro realizaci zakázky také osobní údaje Subjektů údajů, které s realizací zakázky přímo nesouvisí, je Klient povinen na tuto skutečnost Poskytovatele předem upozornit tak, aby Poskytovatel mohl vyhodnotit citlivost takových údajů, zákonné požadavky s nimi spojené, a v případě potřeby předem přijmout nezbytná interní opatření.
6.5. Pokud by Klient požadoval zpracování osobních údajů, které jsou vedeny jako tzv. „zvláštní kategorie osobních údajů“ ve smyslu Nařízení EP a REU 2016/679 o GDPR, kapitola II, článek 9, je Klient povinen doložit své oprávnění k takovému zpracování v souladu s uvedeným nařízením.
6.6. Klient, jakožto Správce, určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů v rámci realizace sjednané zakázky. Zároveň stanovuje požadavky na nezbytná technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů a bezpečnosti zpracování. Toto stanovuje a určuje v rámci zadání zakázky a to písemně.
6.7. Klient je povinen v rámci Podkladů pro realizaci zakázky předat Poskytovateli ke zpracování pouze taková osobní data Subjektů údajů, která jako Správce dat získal a spravuje v souladu s platnou legislativou, zejména s Nařízením EP a REU 2016/679 o GDPR. Typicky se jedná o zpracování osobních údajů na základě uděleného souhlasu Subjektu údajů, z titulu oprávněného zájmu, smluvního vztahu, nebo veřejného zájmu.
6.8 . Pokud není smlouvou, nabídkou, či objednávkou mezi Klientem a Poskytovatelem stanoveno jinak, budou klientem poskytnuté Podklady obsahující osobní údaje po realizaci zakázky na straně Poskytovatele vymazány a to nejpozději do 60 dnů od ukončení plnění sjednaného rozsahu služeb
7. Ochrana autorských práv
7.1. Pokud není smlouvou, nabídkou, či objednávkou mezi Klientem a Poskytovatelem stanoveno jinak, je pro Klienta při nákupu designů či grafických návrhů vytvořených Poskytovatelem jejich součástí také poskytnutí licence pro jejich užití Klientem, a to na dobu 12 měsíců, bez omezení jejich použití.
7.2. Tato licence je bez písemného souhlasu Poskytovatele nepřevoditelná na třetí strany.
8. Závěrečná ustanovení
8.1. Poskytovatel je povinen zajistit pro Klienta sjednané služby v rozsahu dle smlouvy, platné nabídky či potvrzené objednávky s odbornou péčí, v souladu s platnými právními předpisy a zájmy Klienta.
8.2. Poskytovatel je oprávněn zajistit sjednaná plnění i pomocí, nebo prostřednictvím třetích osob.
8.3. Poskytovatel není povinen zajišťovat, nebo poskytovat sjednaná plnění, pokud je Klient v prodlení s plněním povinností, které pro něj ze smlouvy, platné nabídky, či potvrzené objednávky vyplývají.
8.4. Klient je povinen plnit povinnosti vyplývající ze smlouvy, platné nabídky, či potvrzené objednávky Poskytovatele a poskytnout Poskytovateli součinnost nezbytnou pro plnění sjednaných služeb.
8.5. V případě, že smlouva, platná nabídka, nebo potvrzená objednávka obsahují skutečnosti odchylující se od těchto VOP, má jejich znění přednost před VOP.
8.6. Pokud by některá ustanovení smlouvy, nabídky, potvrzené objednávky, nebo těchto VOP byla shledána částečně, či úplně neplatnými, není tím dotčena platnost zbývajících ustanovení.
8.7. Pro vzájemné smluvní vztahy mezi Klientem a Poskytovatelem je závazný výlučně právní řád platný na území sídla Poskytovatele.
8.8. Klient i Poskytovatel se uzavřením vzájemného smluvního vztahu, ať již jakoukoli formou, zavazují případné spory řešit přednostně vzájemnou dohodou.
Platnost výše uvedených VOP je od 1.1.2020